La collaborazione tra progettisti di attività formative e Risorse Umane (HR) è importante per il successo delle iniziative formative aziendali. Questa relazione tra persone si basa su un equilibrio delicato tra le esigenze specifiche dell’azienda e le competenze e l’esperienza del progettista.
Spesso esterno all’azienda, il progettista deve comprendere a fondo le dinamiche, gli obiettivi e le richieste dell’ufficio HR per trasformare la formazione in uno strumento efficace e mirato, evitando di creare semplici contenuti privi di impatto.
Alleanza strategica
I responsabili HR hanno una conoscenza approfondita delle dinamiche interne, delle competenze necessarie e degli obiettivi strategici dell’azienda. Il progettista, da parte sua, porta una prospettiva esterna, competenze tecniche e un approccio basato su teorie e pratiche di apprendimento degli adulti. La collaborazione tra queste due figure ha l’obiettivo di trasformare le esigenze aziendali in esperienze formative di valore.
La relazione tra HR e progettista è spesso inoltre influenzata da un ulteriore attore: il cliente interno.
Questa funzione ha propri obiettivi, deve rispondere ad altri della formazione che andrà ad erogare, può avere un interesse minore sullo strumento da scegliere per la formazione (o maggiore in altri casi). Le esigenze del cliente interno possono rivelarsi non del tutto chiare persino agli stessi HR e le proposte del progettista possono apparire scollegate dalla realtà aziendale.
Sono queste le situazioni più pericolose, perchè possono portare il progettista a essere percepito come un “intruso”.
Lavorando da esterno, il progettista può incontrare resistenze o atteggiamenti difensivi, specialmente quando la formazione richiede cambiamenti significativi nella cultura aziendale.
Un dialogo continuo e trasparente, supportato (perchè no!?) da un processo di co-progettazione, può aiutare a definire meglio le aspettative – anche le richieste del cliente interno – e identificare delle metriche di misurazione dei risultati della formazione più coerenti con gli obiettivi che l’azienda si è data.
Dimostrare competenza, sensibilità e attenzione alle dinamiche aziendali, ascoltando con empatia gli HR e i loro clienti interni, è la sola strada da percorrere per costruire e rafforzare nel tempo una collaborazione strategico-formativa solida.
Bilanciamento tra esigenze tecniche e operative
Il progettista deve rispettare tutti i vincoli definiti dall’azienda (come budget, tempi, o piattaforme utilizzate). La sua principale responsabilità è identificare i bisogni formativi e proporre soluzioni realizzabili, considerando le risorse a disposizione e cercando di adattarle alle esigenze specifiche dell’organizzazione.
In alcune situazioni, gli HR potrebbero preferire approcci consolidati per evitare rischi legati a nuove tecnologie o metodi formativi non ancora sperimentati. In questi casi, il progettista può facilitare il processo decisionale presentando opzioni che integrino elementi di innovazione con pratiche già testate o proporre soluzioni più scalabili, mostrando concretamente il valore che quel determinato progetto potrebbe portare in termini di ROI (ritorno sull’investimento) o di impatto positivo sulla produttività o sull’ambiente di lavoro.
Gestione delle aspettative
Gli HR spesso preferiscono soluzioni rapide e tangibili con ricadute pressochè immediate. Il progettista, invece, potrebbe proporre interventi che richiederebbero più tempo per produrre risultati significativi, ma già strutturate per rispondere a esigenze a lungo termine: è una sua deformazione professionale…
In questi casi, conviene condividere una roadmap che bilanci risultati immediati (come microlearning, test di competenza o workshop pratici) con obiettivi più strategici (come il miglioramento delle soft skills o il potenziamento di competenze trasversali). Questa combinazione consente di soddisfare sia le aspettative a breve-medio termine sia la visione a lungo termine.
Tuttavia, un progettista esterno può non avere piena visibilità delle dinamiche relazionali, dei processi decisionali e delle priorità aziendali. Questo può portare alla creazione di percorsi formativi che non rispecchiano appieno le sensibilità o le esigenze specifiche dell’organizzazione, riducendo l’efficacia dell’intervento.
Per questa ragione, non si può prescindere da una comunicazione costante e bidirezionale. Gli HR deve condividere informazioni dettagliate sull’azienda, come lo stile di comunicazione preferito, le caratteristiche dei team coinvolti e le sfide operative che potrebbero influenzare la formazione. Allo stesso tempo, il progettista deve dimostrarsi flessibile, ascoltando con attenzione e adattando le proprie proposte per allinearsi meglio al contesto aziendale.
Un dialogo trasparente, collaborativo e proattivo aiuta sicuramente a evitare fraintendimenti e inutili frizioni: è necessario non perdere mai di vista l’obiettivo formativo e destinatari finali del progetto.
Come mantenere sana l’alchimia tra progettisti della formazione e Risorse Umane?
il rapporto funzionale tra progettisti della formazione e l’ufficio Risorse Umane (HR) si basa su una sinergia delicata ma potente, che richiede attenzione, comunicazione e una comprensione reciproca delle dinamiche e delle attese di ciascun attore.
Ecco alcune pratiche utili per rafforzare la relazione tra progettisti e HR.
Questo elenco si basa sulla mia esperienza personale e non vuole essere esaustivo. Anzi, potrebbe essere arricchito con ulteriori spunti e osservazioni.
- Conoscere la struttura dell’Ufficio HR
Un punto di partenza essenziale è comprendere come è organizzato il dipartimento Risorse Umane. Identificare i ruoli chiave (ad esempio, chi sono i responsabili della formazione e i decision-maker) consente al progettista di sapere con chi interfacciarsi per ottenere informazioni, approvazioni o feedback. In aziende più grandi, è utile conoscere un minimo le competenze specifiche dei vari team HR, come quelli dedicati allo sviluppo organizzativo o a specifiche unità di business. - Obiettivi strategici e KPI
Ogni ufficio HR lavora per raggiungere obiettivi strategici aziendali. Per il progettista, è fondamentale conoscere questi obiettivi, come il miglioramento delle competenze digitali, la crescita della leadership o l’aumento dell’engagement dei dipendenti. Chiedere informazioni sui KPI utilizzati per misurare il successo della formazione non dovrebbe essere un tabù (tasso di completamento, miglioramento delle competenze, o risultati nei sondaggi di soddisfazione): conoscerli serve a progettare meglio le iniziative formative. - Politiche aziendali e cultura interna
Ogni azienda ha un approccio unico alla formazione. Alcune prediligono moduli obbligatori e asincroni, altre preferiscono workshop interattivi. Conoscere queste preferenze, insieme alle politiche di inclusione o alle linee guida aziendali, aiuta il progettista a proporre soluzioni perfettamente in linea con il contesto aziendale. - Obiettivi e dinamiche interne
Gli obiettivi strategici, come detto, sono al centro delle attività di ogni reparto HR. l progettista, per ottenere risultati concreti, deve dimostrare attenzione verso questi obiettivi, adattando i contenuti formativi e strutturandoli per soddisfare le esigenze specifiche. - Esperienze di formazione pregresse
Analizzare le esperienze formative precedenti può offrire indicazioni utili. Esaminare ciò che ha avuto successo e ciò che non ha funzionato, raccogliendo feedback e utilizzandolo per progettare attività che evitino errori passati, è sempre utile. Introdurre innovazioni supportate da dati concreti contribuisce a rafforzare la fiducia del team HR. - Strumenti tecnologici
Conoscere quali strumenti e piattaforme l’azienda usa per la formazione evita di scontrarsi con problemi tecnici e permette di ottimizzare l’implementazione della formazione. Inoltre, serve per avere chiari i requisiti (e, a volte, anche le ragioni del budget assegnato al progetto) per proporre soluzioni realistiche. - Comunicazione e relazione
Stabilire un dialogo continuo con il team HR aiuta a mantenere allineati gli obiettivi e a rispondere prontamente a eventuali esigenze che emergono durante il progetto.
Un ultimo punto, spesso trascurato, è avere un feedback da parte delle Risorse Umane sul percorso formativo realizzato. Misurare l’impatto della formazione e condividere i risultati con chi ha contribuito al progetto è essenziale. Questo permette al progettista di individuare aree di miglioramento, consolidare la fiducia reciproca e incentivare una collaborazione ancora più efficace. Ad esempio, sarebbe magnifico che il progettista potesse ricevere un report post-formazione che evidenzi i risultati ottenuti e da cui possa trarre indicazioni per progetti futuri.
Conclusione
La parola d’ordine per una sana alchimia tra funzione HR e progettista formativo è una sola: sinergia.
Se da una parte gli HR devono riconoscere il valore aggiunto che un progettista esterno può offrire, il progettista deve sforzarsi di comprendere le esigenze aziendali specifiche: una domanda in più vale oro. La trasparenza, il rispetto reciproco e una visione comune degli obiettivi formativi possono trasformare questa collaborazione in un successo per entrambi.
Conoscere a fondo le dinamiche, le sfide e le esigenze delle Risorse Umane permette al progettista di posizionarsi non solo come un fornitore, ma come un vero partner strategico.
Ho pensato di tradurre quanto sopra scritto in un’infografica in cui ho cercato di inserire cosa, a mio parere, è necessario e utile sapere per gestire senza intoppi e senza ansie la relazione tra progettista formativo e Risorse Umane.
Scarica l’infografica e fammi sapere se ti sarà utile.
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Credits clickerhappy, oslometx, jplenio, andreas160578
